Ufficio Protocollo

Questo ufficio è responsabile dell'iter di registrazione, assegnazione e conservazione dei documenti che pervengono al Comune.

Le principali competenze dell'Ufficio Protocollo includono:

• Ricezione e registrazione dei documenti: L'ufficio si occupa di ricevere tutti i documenti che arrivano al Comune, sia in formato cartaceo che digitale. Ogni documento viene registrato nel sistema di protocollo, al quale viene assegnato un numero univoco di protocollo che ne identifica la posizione all'interno dell'archivio.
• Assegnazione dei documenti alle unità organizzative competenti: L'Ufficio Protocollo si assicura che ogni documento ricevuto venga inoltrato all'unità organizzativa responsabile della sua gestione. Ciò garantisce che ogni richiesta, istanza o comunicazione venga indirizzata alla persona o al dipartimento competente per fornire una risposta o un'azione adeguata.
• Gestione dell'archiviazione dei documenti: L'Ufficio Protocollo si occupa di organizzare l'archiviazione dei documenti in modo sistematico e accessibile. Questo può includere sia la conservazione dei documenti fisici in archivi appositi, sia l'archiviazione dei documenti digitali in sistemi informatici dedicati.
• Fornitura di informazioni e rilascio di copie dei documenti: L'ufficio fornisce informazioni e copie dei documenti ufficiali alle persone interessate. Ciò può includere la risposta alle richieste di accesso ai documenti pubblici, la fornitura di certificati, estratti o copie conformi di documenti ufficiali, in conformità alle normative vigenti.
• Gestione delle pratiche di trasferimento e di archiviazione definitiva: L'Ufficio Protocollo si occupa del trasferimento dei documenti verso l'archivio di conservazione definitiva, garantendo la corretta gestione e conservazione dei documenti storici e archivistici.